Theo Điều 15, Thông tư số 07/2016/TT-BCA, ngày 1-2- 2016 của Bộ Trưởng Bộ Công an quy định chi tiết một số điều của Luật CCCD và Nghị định số 137/2015/NĐ-CP, ngậy 31- 12-2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật CCCD (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 4, Điều 1 Thông tư 40/2019/TT-BCA), khi công dân làm thủ tục chuyển từ CMND 9 số và 12 số sang thẻ CCCD thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ tiến hành như sau:
a) Trường hợp CMND còn rõ nét (ảnh, số CMND và chữ) thì cấp giấy hẹn trả thẻ CCCD cùng CMND chưa cắt góc cho công dân đến làm thủ tục để sửdụng trong thời gian chờ cấp thẻ CCCD. Khi trả thẻ CCCD, cán bộ tiếp nhận hồ sơ đề nghị công dân nộp giấy hẹn trả thẻ CCCD cùng với CMND và tiến hành cắt góc phía trên bên phải mặt trước của CMND đó, mỗi cạnh góc vuông là 2cm (đối với CMND 9 số) hoặc mỗi cạnh góc vuông là 1,5cm (đối với CMND 12 số), ghi vào hồ sơ, trả CMND đã được cắt góc cho người đến nhận thẻ CCCD. Đối với trường họp công dân yêu cầu trả thẻ CCCD qua đường chuyển phát đến địa chỉ theo yêu cầu thì cơ quan quản lý CCCD nơi tiếp nhận hồ sơ tiến hành cắt góc và trả CMND đã cắt góc ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ của công dân.
b) Trường hợp CMND bị hỏng, bong tróc, không rõ nét (ảnh, số CMND và chữ) thì thu, hủy CMND đó, ghi vào hồ sơ và cấp Giấy xác nhận số CMND.
Thẻ CCCD mẫu mới có mã QR code lưu thông tin về số CMND của công dân
Đối với trường hợp công dân mất CMND 9 số khi làm thủ tục cấp thẻ CCCD, cơ quan tiếp nhận hồ sơ cấp thẻ CCCD có trách nhiệm cấp Giấy xác nhận số CMND 9 số đã mất.
Về Giấy xác nhận số CMND, khi công dân làm thủ tục cấp, đổi, cấp lại thẻ CCCD thì cơ quan quản lý CCCD nơi tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm cấp Giấy xác nhận số CMND đối vói tất cả các trường hợp chuyển từ CMND 9 số sang thẻ CCCD.
Trường hợp cơ quan quản lý CCCD của Bộ Công an, cơ quan quản lý CCCD của Công an cấp huyện tiếp nhận hồ sơ thì đề nghị cơ quan quản lý CCCD của Công an cấp tỉnh nơi công dân đăng ký thường trú xác minh. Sau khi có kết quả xác minh thì cơ quan quản lý CCCD nơi tiếp nhận hồ sơ tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin, nếu thông tin hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ trình thủ trưởng đơn vị ký Giấy xác nhận số CMND và trả cho công dân cùng với thẻ CCCD; trường hợp hồ sơ không họp lệ thì trả lời bằng văn bân và nêu rõ lý do.
Trường hợp công dân đã được cấp thẻ CCCD nhưng chưa được cấp Giấy xác nhận số CMND hoặc bị mất Giấy xác nhận số CMND thì thực hiện như sau:
Công dân có văn bản đề nghị cấp Giấy xác nhận số CMND, xuất trình bản chính và nộp bản sao thẻ CCCD, bản sao CMND 9 số (nếu có) cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại cơ quan quản lý CCCD nơi đã làm thủ tục cấp, đổi, cấp lại thẻ CCCD. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thông tin của công dân, trường hợp thông tin hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ và viết giấy hẹn trả kết quả cho công dân; trường họp hồ sơ không hợp lệ thì trả lời công dân bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Thời hạn cấp Giấy xác nhận số CMND là 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Tuy nhiên, hiện nay cả nước đang tiến hành cấp CCCD gắn chíp điện tử cho mọi công dân từ đũ 14 tuổi trở lên. Trong thẻ CCCD mẫu mới có mã QR code lưu thông tin về số CMND của công dân; trong quá trình thực hiện các giao dịch hành chính, dân sự có thể sử dụng chức năng quét mã QR code để kiểm tra thông tin nhân thân, số CMND của công dân nên không yêu cầu xuất trình giấy xác nhận số CMND (thông tin mã QR code đã được Bộ Công an xác thực).